Tulostuspalvelujen uudistus on saanut hyvän vastaanoton Helsingin yliopistossa

Unigrafia ylläpitää Helsingin yliopistossa yhtä Suomen isoimmista tulostuspalveluista yhteistyössä Helsingin yliopiston IT-yksikön kanssa, joka vastaa tulostuspalvelinten ja -jonojen hallinnasta verkossa. Tulostuspalvelu uudistettiin vuosien 2013-2014 aikana, jolloin siirryttiin tulostinkohtaisesta tulostuksesta pilvipalveluun. Projekti oli haastava sekä teknisesti että laajuudeltaan. Helsingin yliopiston Opettajankoulutuslaitos toimi hankkeen pilottina, ja yhteyshenkilönä siellä toimi amanuenssi Kari Perenius.  Mitä palvelu pitää sisällään ja kuinka hanke eteni, sitä kävimme keskustelemassa Opettajankoulutuslaitoksella Siltavuorenpenkereen kampuksella.

Amanuenssi Kari Perenius, miten tulit hankkeeseen mukaan?

”Unigrafia otti minuun yhteyttä, ja tiedusteli voisinko toimia kampuksen yhteyshenkilönä tulostuspalvelun uudistamishankkeessa. Isoa työryhmää kokouksineen ei ollut tarkoitus perustaa vaan uudistus tehtiin tehokkaasti. Kampukseen kuuluu sekä Opettajankoulutuslaitos että Käyttäytymistieteiden laitos eli Käyttäytymistieteellinen tiedekunta kokonaisuudessaan, viisi rakennusta kaiken kaikkiaan. Kaikki asiointi Unigrafian suuntaan hoidettiin minun kauttani, lisäksi oli kaksi muuta yhteyshenkilöä tiedekunnassa ja Käyttäytymistieteiden laitoksella”, kertoo Kari Perenius.

Miten projekti eteni?

”Projekti alkoi reilu vuosi sitten syksyllä 2013. Unigrafia oli kartoittanut jo etukäteen mitä laitteita meillä oli, missä ne sijaitsivat ja miten paljon niille tulostettiin. Heiltä tuli valmis ehdotus, jossa kaikki vanhat laitteet korvattiin uusilla.  Kunkin pisteen tulostushistorian perusteella valittiin sopivantehoinen uusi tulostin. Ehdotus vaati itse asiassa vain pientä hienosäätöä, siinä ei tarvinnut paljoa pähkäillä.  Koko projekti oli Unigrafian taholta erittäin hyvin mietitty, koska etukäteen oli ajateltu mitä tulee tapahtumaan. Minun tehtäväni oli katsoa toimivatko ehdotetut ratkaisut laitosten kannalta. Niihin ei ollut paljoa sanomista. Hyvä etukäteissuunnittelu - se tässä ratkaisi.”

Miten uudistus toteutettiin, tehtiinkö se vaiheittain vai kertarysäyksellä?

”Periaatteessa kertarysäyksellä. Koska olimme pilottihanke, niin ensin kokeiltiin miten uudistus toimii tässä Opettajankoulutuslaitoksen rakennuksessa. Sitten myöhemmin syystalven aikana hanke laajeni tämän kampuksen muihin rakennuksiin ja lopulta koko yliopistoon."

Usein pilottihankkeissa on hankaluuksia, mitenkäs tässä hankkeessa?

”Ei ollut mitään hankaluuksia!”

Ei mitään hankaluuksia? Homma toimi heti?

"Homma toimi aivan loistavasti. Minun mielestäni Unigrafia ja Canon olivat todella hyvin suunnitelleet mitä tapahtuu. Täällä oli neuvojia paikalla koko ajan kun niitä laitteita vaihdettiin. Vanhat laitteet jäivät vielä hetkeksi tänne varajärjestelmäksi siltä varalta että kaikki ei olisi toiminut. Niitä ei sitten koskaan tarvittu. Tämä meni kertaheitolla toimintaan, voi sanoa että tämä meni kuin Strömsössä. Laitoksen henkilökunnan apuna oli Canonin palveluneuvojia. Minä olin jakanut jo etukäteen ohjeet miten pitää toimia. Yllättävän vähän tuli mitään epäselvyyksiä.”

Oliko käyttäjillä etukäteen epäilyksiä muutoksesta?

”Kyllähän se tietysti mietitytti. Tämä oli iso juttu; kaikki tulostimet vaihdettiin kerralla ja saimme uudenlaisen käyttöympäristön. Käyttäjän kannalta tilanne muuttui kun aikaisemmin tulostettiin tietylle määrätylle tulostimelle. Uudessa järjestelmässä tulostetaan pilvipalveluun, ja vasta myöhemmin valitaan millä tulostimella työ tulostetaan. Nyt se on jo tuttua ja jokapäiväistä, mutta silloin se oli uutta. Se vaati vähän ajattelutavan muutosta, mutta kyllä sen hyvin äkkiä sitten omaksui.”

Millainen uusi järjestely on ollut verrattuna aikaisempaan?

”Erittäin hyvä ja todella hyödyllinen. Esimerkiksi kun itse pidän tenttejä Porthaniassa, niin voin tulostaa paperit vasta siellä, vaikka olen tietokoneelta tulostanut ne täällä työhuoneellani. Tai sitten voin tulostaa siellä vaikka langattomasti kannettavalta tietokoneelta ja ottaa myös siellä tulosteet ulos. Voin tulostaa kotoa tai vaikkapa junasta. Olen kokeillut ja onnistuu! Kollegatkin ovat sanoneet että tämä helpotti elämää huomattavasti, niin yllättävältä kuin se kuulostaa. Yleensä uuden palvelun käyttöönotossa on alussa ongelmia, mutta tässäpä ei ollutkaan.”

Miten omat tulosteet sitten saa paperille?

”Tulostuksen saa ulos vain omalla henkilökohtaisella kortillaan, johon on aktivoitu käyttäjätunnukset. Tulostimelle näytetään omaa korttia, jolloin se näyttää mitä sinulla on tulostusjonossa. Siitä voi valita minkä tulostuksen haluaa ulos. Vaihtoehtoisesti voi perua tulostuksen, jos sitä ei enää tarvitsekaan. Dokumentit pysyvät tulostujonossa tietyn ajan, jonka jälkeen ne poistuvat sieltä.”

Henkilökohtaisella tulostuskortilla voi tutkailla omaa tulostusjonoa, tulostaa haluamansa dokumentit, kopioida ja skannata tiedostoja​.​
Henkilökohtaisella tulostuskortilla voi tutkailla omaa tulostusjonoa, tulostaa haluamansa dokumentit, kopioida ja skannata tiedostoja​.​

Onko tulostinten määrä vähentynyt?

”Henkilökohtaisten laitteiden määrä on vähentynyt, vaikka on meillä vielä niitäkin. Tulostusjärjestelmän laitteet ovat monitoimilaitteita, joilla voi myös tehdä perinteistä kopiointia ja skannata dokumentteja suoraan omaan sähköpostiin. Käyttäjän kortista päätellään sähköpostiosoite johon dokumentti lähetetään, mutta sen voi myös ohjata muihin sähköpostiosoitteisiin. Kehitys on hyvä, koska henkilökohtaiset tulostimet vievät paljon tilaa työpöydällä ja niiden kanssa tulee ongelmia.”

Miten tulostuksen seuranta ja laskutus on järjestetty?

”Järjestelmässä on periaatteessa tieto siitä, mitä kukin käyttäjä on tulostanut. Seuraan laskutusta, mutta tietoturvasyistä yksityiskohtaisten tietojen näkyvyys on rajoitettu. Hieman hankaluutta aiheuttaa tietysti se, että laitoksen väki voi tulostaa millä tahansa tulostimilla yliopistolla, enkä minä voi tietää onko sellainen tulostin edes olemassa. Ja toisaalta muiden laitosten henkilöt voivat tulostaa meidän laitoksilla sijaitsevilla tulostimilla ja lasku näistä menee tulostajan vastuualueelle.”

Miten uudet tulostimet ovat toimineet?

”Suhteellisen hyvin… tai sanotaan että yllättävän hyvin. Kaikki laitteet olivat tietysti aivan tuliteriä kun aloitimme. Eihän mikään ole koskaan täydellistä, aina sitä huoltoa tarvitaan. Minun korviini ei ole tullut mitään suurempia ongelmia. Tarvikkeita kuluu tietysti paljon, kun on suuret tulostusmäärät. Nämä uudet laitteet osaavat itse tilata lisää väriä. En ole kuullut yhtään tapausta, jossa laite seisoisi käyttämättömänä esimerkiksi väriaineen puuttumisen takia."

Kiinnostuitko? Lisätietoja: http://www.unigrafia.fi/fi/palvelut/tulostus-ja-kopiointipalvelut

Asiakastarinoiden etusivulle